Veröffentlicht von Wer nicht regelmäßig Immobilien kauft, stellt sich spätestens mit dem Beurkundungsauftrag an den Notar die Frage, welche Unterlagen dieser benötigt. Das läßt sich in 4 Kategorien zusammenfassen: 1. Unterlagen zum Käufer, 2. Unterlagen zum Verkäufer, 3. Unterlagen zum Objekt und 4. Unterlagen/Informationen zum Vertragsinhalt. Im einzelnen:
1. Unterlagen zum Käufer
Von Privatpersonen benötigen wir einen Scan des Personalausweises und die Steuer-ID. Wenn es sich um ausländische Beteiligte handelt, müssen wir wissen, ob sie hinreichend Deutsch sprechen oder ob ein Dolmetscher benötigt wird (und ggf. ob sie einen mitbringen oder ob wir den organisieren sollen). Auch klären wir in dem Zusammenhang, ob der Vertrag zweisprachig deutsch/englisch aufgesetzt werden soll, oder ob eine rein deutsche Fassung genügt.
Von Unternehmen als Käufer benötigen wir einen Scan des Personalausweises des Geschäftsführers bzw. der für das Unternehmen handelnden Personen/Vertreter, die Handelsregisternummer und das Registergericht, einen Transparenzregisterauszug und die sog. Eigentümer-Kontroll-Struktur. Das ist ein Fragebogen, der Auskunft über den sog. wirtschaftlich Berechtigten am Ende der Beteiligungskette geben soll. Bei verschachtelten Beteiligungen (= Firmen als Gesellschafter) benötigen wir mglw. auch für die zwischengeschalteten Unternehmen diese Angaben. Von dem wirtschaftlich Berechtigten benötigen wir ebenfalls eine Ausweiskopie.
Bei mehreren Käufern benötigen wir eine Angabe zum Beteiligungsverhältnis, mit dem die Immobilie erworben werden soll.
Bei Vertretern benötigen wir die Vollmacht und ebenfalls eine Ausweiskopie.
Wenn der Käufer in einem sog. Risikostaat lebt, für den strengere Regeln zur Geldwäscheprüfung gelten, benötigen wir weitere Auskünfte, die wir dann im Einzelfall mit den Beteiligten kommunizieren.
2. Unterlagen zum Verkäufer
Hier gilt im Grunde das Gleiche wie für die Käufer.
Wenn die Immobilie zu einem Nachlaß gehört und Testamentsvollstreckung angeordnet ist, ist der Testamentsvollstrecker kraft Amtes der Verkäufer, nicht die Erben. Sie können das im Grundbuch feststellen, wenn dort ein Testamentsvollstreckervermerk eingetragen ist. Hier benötigen wir das Testamentsvollstreckerzeugnis und die Unterlagen zur Erbfolge.
Vergleichbares gilt in einem Insolvenzverfahren über das Vermögen des Eigentümers und Verkauf durch den Insolvenzverwalter. Hier benötigen wir den Eröffnungsbeschluß (über das Insolvenzverfahren) und den Beschluß über die Bestellung (des Insolvenzverwalters).
3. Unterlagen zum Objekt
Aus notarieller Sicht erforderlich ist zunächst das Grundbuch. Wir können als Notariat bundesweit elektronisch Grundbuchauszüge abrufen, benötigen zur Identifikation des Objekts aber zumindest die Angabe des Grundbuchamtes/Amtsgerichts (z.B. Amtsgericht Charlottenburg), den Grundbuchbezirk (z.B. Berlin-Schmargendorf) und die Grundbuchblattnummer.
Nicht bei Eigentumswohnungen, aber bei Grundstücken kommt es häufiger vor, daß mehrere Grundstücke auf einem einzigen Grundbuchblatt gebucht sind und nicht alle verkauft werden sollen; in diesem Fall benötigen wir zudem die Angabe, welches der Grundstücke verkauft werden soll (lfd. Nr. des Bestandsverzeichznisses, Flur, Flurstück und Größe). Wenn nur Teile eines Grundstücks verkauft werden, die noch nicht aufgemessen sind, benötigen wir zudem entsprechende Zeichnung.
Wenn der Verkäufer noch Grundschulden eingetragen hat, ihm aber bereits die Löschungsunterlagen dazu vorliegen, sind Kopien davon im Vorfeld hilfreich (die Originale können zum Beurkundungstermin mitgebracht werden). Wenn es noch keine Löschungsunterlagen gibt, können wir die im Zuge der Vertragsabwicklung bei den beteiligten Banken abfordern.
4. Unterlagen/Informationen zum Vertragsinhalt
Hier benötigen wir Angaben zum Kaufpreis und ggf. seiner Zusammensetzung, zum Objektzustand und zu den rechtlichen Rahmenbedingungen: ist die Wohnung bezugsfrei oder vermietet? Wohnte der Mieter schon bei Aufteilung darin, kommt ggf. ein Mietervorkaufsrecht nach § 577 BGB in Betracht, dann benötigen wir den Mietvertrag und dessen Nachträge und die Namen und heutigen Anschriften aller Mieter. Ist laut Grundbuch eine Verwalterzustimmung zum Verkauf erforderlich, benötigen wir Namen und Anschrift des aktuellen WEG-Verwalters. Des weiteren ist die Höhe des monatlichen Hausgeldes für den Käufer relevant, es findet im Kaufvertrag Erwähnung.
Betreffend den Objektzustand ist für Bestandsimmobilien ein Gewährleistungsausschluß üblich: der Käufer erwirbt die Wohnung so, wie sie heute ist, einschließlich etwaiger Mängel und altersbedingter Abnutzungen. Über Umstände, die von Bedeutung sind, muß der Verkäufer aktiv informieren. Damit wir das in den Vertrag einarbeiten können, benötigen wir die betreffenden Angaben, sofern vorhanden, und ggf. zugehörigen Unterlagen.
Wenn in der Vermarktung ein Makler beteiligt war und das im Vertrag festgehalten werden soll, benötigen wir dessen Namen und Anschrift und die Angabe, welche Seite in welcher Höhe Provision schuldet.
Sollte die Wohnung in eine besondere rechtliche Konstruktion eingebettet sein, zum Beispiel einen Mietpool oder andere gesellschaftsrechtliche Bindungen, die nicht aus dem Grundbuch ersichtlich sind, benötigen wir zum einen die Information über die Existenz dessen und zum anderen die zugehörigen Unterlagen, jedenfalls wenn der Käufer darin eintreten soll oder sich sonst Pflichten und/oder Rechte für ihn oder den Verkäufer daraus ergeben.
5. weitere Unterlagen
Wenn der Kauf finanziert wird, bedarf es idR. einer Grundschuldbestellung für die Bank. Diese wird dem Käufer ein „Anschreiben für den Notar“ und ein Grundschuldbestellungsformular übersenden. Beides benötigen wir spätestens 3 Tage vor dem Beurkundungstermin, damit wir das vorbereiten können; sollte das zeitlich nicht klappen, können wir natürlich einen separaten Termin dafür vereinbaren.
Die Teilungserklärung nebst Aufteilungsplänen, also die Grundrisszeichnungen, aus denen sich Lage und Größe der Wohnung ergibt, sehe ich gern der Vollständigkeit halber auf Abweichungen oder Besonderheiten hin durch. Was für uns als Notariat hingegen nicht wichtig ist (wohl aber für den Käufer), sind Wohngeldabrechnungen, der Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlungsprotokolle oder die Beschlußsammlung der WEG oder das Maklerexposé.
Wenn Sie obige Informationen als Formular bearbeiten (oder an Interessenten weiterreichen) möchten, finden Sie ein solches auf unserer Kanzleiwebseite hier (in deutsch und in englisch).
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin-Charlottenburg